انتقل إلى المحتوى
encnt.

موظف استقبال ذكي يرد ويحجز ويؤكد، بالعربية والإنجليزية

موظف الاستقبال الذكي وكيل هاتفي يرد حين لا يستطيع موظفو الاستقبال: بعد الدوام، ووقت الاستراحة، وحين تكون الخطوط كلها مشغولة. يتحدث بالعربية أو الإنجليزية، ويطّلع على تقويمك الفعلي، ويحجز الموعد، ويرسل تأكيدًا عبر WhatsApp. وأي مكالمة لا ينبغي أن يتولاها تُحال إلى فريقك مع ملخص ونص المكالمة. وتبدأ معظم العيادات العمل خلال 3 إلى 6 أسابيع، بمكالمات ما بعد الدوام أولًا.

جزء منالوكلاء الصوتيون بالذكاء الاصطناعي
احجز مكالمة لمدة 30 دقيقةشاهد أمثلة
المدة المعتادة
3–6 أسابيع
اللغات
العربية والإنجليزية، مع التبديل أثناء المكالمة
يغطي
ما بعد الدوام، والاستراحات، والخطوط المشغولة

لمن تناسب هذه الخدمة

مناسبة لك إذا

  • العيادات التي يستمر رنين هواتفها بعد مغادرة موظفي الاستقبال
  • عيادات الأسنان والعلاج الطبيعي والتجميل التي ينشغل فيها موظف الاستقبال بتسجيل وصول المرضى
  • شركات الخدمات التي تحجز الزيارات هاتفيًا وتخسر المتصلين لصالح البريد الصوتي
  • المجموعات متعددة الفروع التي تريد أن يُجاب على كل مكالمة بالطريقة نفسها

على الأرجح غير مناسبة إذا

  • خطوط الطوارئ والرعاية العاجلة. يجب أن يصل المتصل في حالة طارئة إلى شخص أو إلى خدمات الطوارئ
  • العيادات التي تحتاج معظم مكالماتها إلى تقدير سريري، مثل فرز الحالات. يستطيع موظف الاستقبال الذكي أخذ البيانات وحجز معاودة اتصال، لا تقييم الأعراض

ما يتولاه موظف الاستقبال الذكي

  • مكالمات ما بعد الدوام والمكالمات الزائدة

    تُحوَّل المكالمات إليه خارج ساعات العمل وحين يكون الخط مشغولًا، فيبقى رقمك كما هو ولا يسمع أحد البريد الصوتي.

  • الحجز في تقويمك الفعلي

    يقرأ المواعيد المتاحة من تقويمك أو نظام إدارة العيادة، ويعرض أوقاتًا حقيقية، ويحجز ما يختاره المتصل، ويستطيع تعديل موعد قائم أو إلغاءه.

  • تأكيدات عبر WhatsApp

    يصل المتصلَ بعد المكالمة تأكيدٌ عبر WhatsApp فيه التاريخ والوقت والعنوان ورابط لإعادة الجدولة. ويمكن أن تتبعه التذكيرات من سير العمل نفسه.

  • إجابات من قائمة معتمدة

    ساعات العمل، والأسعار التي تختار مشاركتها، والمواقف، وشركات التأمين المقبولة، وطريقة الاستعداد للزيارة. يجيب فقط مما اعتمدته، ويقول ذلك صراحة حين لا يعرف الإجابة.

  • الإحالة إلى فريقك

    قواعد تضعها أنت تحدد ما يذهب إلى موظف: الشكاوى، والأسئلة الطبية، ومرضى بعينهم، وأي أمر عاجل. في ساعات العمل يحوّل المكالمة، وبعدها يأخذ البيانات ويرسل ملخصًا.

الأدوات المستخدمة

  • ElevenLabs
  • Twilio
  • OpenAI
  • Google Calendar
  • Outlook
  • WhatsApp
  • HubSpot

من أول مكالمة حتى التشغيل

  1. 01

    نستمع إلى مكالماتك

    نراجع سجلات المكالمات أو نجلس مع موظفي الاستقبال لنحصر أسباب الاتصال، وما يسأل عنه الناس، وأي المكالمات يجب أن تصل إلى شخص.

  2. 02

    نكتب القواعد ونربط التقويم

    سيناريو مكالمة مكتوب، وقائمة إجابات معتمدة، وقواعد إحالة توافق عليها. ثم نربط تقويمك أو نظام العيادة وWhatsApp.

  3. 03

    نختبره باللغتين

    يتصل به فريقك بالعربية والإنجليزية، بلهجات مختلفة ومقاطعات وطلبات غير مألوفة، ونضبطه حتى تصبح نصوص المكالمات سليمة.

  4. 04

    نبدأ بما بعد الدوام

    يبدأ بالمساء وعطلات نهاية الأسبوع. نقرأ كل نص مكالمة يوميًا خلال أول أسبوعين، ثم نوسّع التغطية إلى الاستراحات والخطوط المشغولة.

كم تكلفة تشغيل موظف استقبال ذكي؟

تُحتسب تكلفة التشغيل حسب الاستخدام، وتتكون من أربعة عناصر: خط الهاتف ودقائق المكالمات من مزوّد مثل Twilio، والصوت (تحويل الكلام إلى نص والنص إلى كلام)، ونموذج الذكاء الاصطناعي الذي يقرر ما يقال، ورسائل WhatsApp المرسلة بعد كل مكالمة. وكلها تزيد مع دقائق المكالمات، لذا تدفع عيادة تتلقى مكالمات مسائية قليلة أقل بكثير من عيادة تتلقى المئات يوميًا.

أما الإعداد فبسعر ثابت لمرة واحدة نتفق عليه بعد تحديد النطاق. ونقدّر تكلفة التشغيل الشهرية من حجم مكالماتك الفعلي قبل البناء، ويسجّل النظام كل دقيقة بعد الإطلاق، فتستطيع مطابقة الفاتورة مع الاستخدام الحقيقي.

موظف استقبال ذكي، أم خدمة رد على المكالمات، أم موظف إضافي؟

خدمة الرد على المكالمات تدوّن الرسائل، ومعظمها لا يرى تقويمك ولا يحجز. والموظف الإضافي يغطي الساعات التي تدفع مقابلها، ويتعامل مع المكالمات المعقدة أو الحساسة أفضل بكثير من أي ذكاء اصطناعي. أما موظف الاستقبال الذكي فيغطي كل الساعات ويحجز في التقويم الفعلي، لكن عليه أن يحيل كل ما يحتاج إلى تقدير بشري. وكثير من العيادات تجمع بينها: موظفون في النهار، والموظف الذكي بعد الدوام وحين يكون الخط مشغولًا.

تسجيل المكالمات والموافقة وبيانات المرضى في الإمارات

يُبلَّغ المتصلون في البداية بأنهم يتحدثون إلى مساعد آلي وبأن المكالمة مسجلة. وتُحفظ النصوص في أنظمتك مع حصر الوصول إليها في فريقك.

ويشترط قانون البيانات الصحية في الإمارات (القانون الاتحادي رقم 2 لسنة 2019) عمومًا تخزين بيانات المرضى ومعالجتها داخل الدولة. لذا نختار لمكالمات المرضى مزوّدين واستضافة تُبقيها داخل الدولة، وتذكر الخطة أي مزوّد يستبعده هذا الشرط. هذا وصف لطريقة تصميمنا للنظام وليس استشارة قانونية، وينبغي أن يؤكده مسؤول الامتثال لديك وفق ترخيصك.

مشاريع نفّذنا فيها هذا العمل

أسئلة شائعة حول موظف استقبال ذكي

ليس مع نماذج الصوت الحالية، فهي تتحدث بوقفات ونبرة طبيعية، ويمكنك التحدث إلى وكيلنا في صفحة الوكلاء الصوتيين. ومع ذلك يُبلَّغ المتصل في البداية بأنه يتحدث إلى مساعد آلي.

خدمات أخرى